Case Study Webrelaunch 2025

Universität zu Köln

Strategische Neuausrichtung einer komplexen Hochschul-Weblandschaft

Kurzüberblick

  • Kunde: Universität zu Köln (UzK)
  • Projekt: Webrelaunch zentraler und dezentraler Webauftritte
  • Zeitraum: 2024–2025 (Vorbereitung ab 2022)
  • Leistungen: Strategie & Konzeption, Informationsarchitektur, UX/UI-Design, Prototyping, Barrierefreiheit, Übergabe & Support
  • Technologie: CMS-unabhängiges Frontend-Design, Integration in TYPO3 und ZMS durch die Universität

Ausgangssituation

Mit rund 45.000 Studierenden zählt die Universität zu Köln zu den größten Hochschulen Deutschlands. Die bestehende Webpräsenz war über Jahre organisch gewachsen – Struktur, Nutzerführung und Gestaltung entsprachen nicht mehr den heutigen Anforderungen:

  • Unterschiedliche digitale Nutzungsgewohnheiten verschiedener Zielgruppen
  • Hohe Erwartungen an User Experience, Responsiveness und Barrierefreiheit
  • Komplexe inhaltliche und strukturelle Herausforderungen
  • Strategischer Wunsch, das Profil der Universität im Kontext der Exzellenzstrategie klarer zu kommunizieren
     

Im Juli 2022 beschloss das Rektorat daher, die Online-Kommunikation grundlegend neu aufzustellen.

Projektziele

Der Relaunch verfolgte mehrere eng verzahnte Ziele:

  • Konsequente Zielgruppenorientierung (Studieninteressierte, Studierende, Forschende, Mitarbeitende, Öffentlichkeit)
  • Verbesserung von Orientierung und Navigation über alle Ebenen
  • Barrierearme Gestaltung gemäß gesetzlichen Vorgaben
  • Modernes, zeitloses Design im Einklang mit dem Corporate Design
  • Nachhaltige, zukunftsfähige Struktur zur langfristigen Pflege

Unsere Rolle

Wir unterstützten die Universität von der Analyse über Strategie, UX/UI-Design und Prototyping bis hin zur Code-Übergabe und zum Support. Dabei agierten wir nicht nur als Designagentur, sondern auch als strategischer Sparringspartner.


Die technische Integration in TYPO3 und ZMS sowie der Go-Live erfolgten anschließend durch die Universität selbst, basierend auf unseren übergebenen Konzepten und Designs. Während dieser Phase standen wir in engem Austausch mit den Entwicklerteams der Universität, um einen reibungslosen Wissenstransfer sicherzustellen.

Unsere Leistungen

Gallery & Features - Darkmode als Standard-Feature

Projektablauf & Leistungen

Bedarfsanalyse

Analyse- und Kick-off-Phase

Ziel: Gemeinsames Verständnis für Anforderungen, Zielgruppen und Rahmenbedingungen schaffen

Unser Vorgehen:

  • Auswertung umfangreicher interner Analysen
  • Ergänzung durch datenbasierte Analysen & Best Practices aus Hochschulprojekten
  • Kick-off-Workshop mit Projektkernteam
  • Einarbeitung in Governance-Strukturen 

Mehrwert: Frühe Übersetzung komplexer Stakeholder-Anforderungen in umsetzbare Handlungsfelder.

Konzeption

Strategie- & Konzeptphase

Ziel: Strategisches Fundament für Struktur, Navigation und Design entwickeln

Unser Vorgehen:

  • Erstellung eines Strategiekonzepts als Leitdokument
  • Definition von Projektprinzipien (Orientierung, Klarheit, Zielgruppenfokus)
  • Entwicklung von Navigations- und Strukturvarianten
  • Visualisierung des Status quo und möglicher Zielbilder 

Ergebnis:

  • Verschlankte Hauptnavigation mit vier zentralen Rubriken
  • Klare Leitplanken für Seitenhierarchien, Benennungen und Seitentiefen
Design

UX- & Designphase

Ziel: Strategie in nutzerzentriertes, zukunftsfähiges Webdesign übersetzen

Unser Vorgehen:

  • Entwicklung von Mood-Designs zur Definition von Look & Feel
  • Konsolidierter Designansatz für Desktop & Mobile
  • UX/UI-Design inkl. Navigation, Inhaltselemente (Teaser, Karten, Slider) und Dark Mode
  • Enge Feedbackschleifen mit Steuer- und Anwendungskreis 

Besonderheit: Balance zwischen Modernisierung und konsistenter Abbildung vielfältiger Inhalte. 

Entwicklung

Prototyping & User-Testing

Ziel: Validierung von Design- und Navigationsentscheidungen unter realen Bedingungen

Unser Vorgehen:

  • Interaktiver HTML-Prototyp als technische Basis
  • Unterstützung bei Usability- & Accessibility-Tests
  • Iterative Anpassungen auf Basis von Nutzerfeedback
  • Auswertung umfangreicher interner Analysen

Beispiel: Wechsel von Serif- zu serifenloser Schrift für bessere Lesbarkeit.

Check

Barrierefreiheit

Ziel: Integration von Accessibility von Anfang an

Unser Vorgehen:

  • Berücksichtigung von Accessibility-Kriterien in Konzept & Design
  • Prüfung einzelner Design-Komponenten während der Implementierung
  • Barrierefreiheits-Audit und direkte Anpassung des Prototyps 

Ansatz: Barrierefreiheit als kontinuierlicher Prozess, nicht nachgelagertes Add-on.

tanja_Support

Übergabe & Support

Ziel: Nachhaltige Nutzung innerhalb der universitären Systemlandschaft

Unser Vorgehen:

  • Übergabe des CMS-unabhängigen Frontend-Codes

  • Abstimmung mit Uni-Webentwicklern (TYPO3 & ZMS)

  • Wissenstransfer („Train-the-Trainer“)

  • Dokumentationen & Support während Integration und Go-Live

Herausforderungen

Der Webrelaunch der Universität zu Köln war von Beginn an durch eine außergewöhnlich hohe Komplexität geprägt. Als eine der größten Hochschulen Deutschlands vereint die Universität eine Vielzahl von Organisationseinheiten, Themenfeldern und Zielgruppen. Gleichzeitig bestehen zahlreiche eigene Instanzen und unterschiedliche Content-Management-Systeme. Diese organisatorische und inhaltliche Vielfalt stellte besondere Anforderungen an Struktur, Navigation und Design: Das neue Webdesign musste gleichermaßen für zentrale Universitätsseiten, Fakultäten, Institute, Einrichtungen und Verwaltung funktionieren – ohne dabei an Klarheit zu verlieren.


Hinzu kam die große Zahl an Stakeholdern mit teils sehr unterschiedlichen Perspektiven, Bedürfnissen und Prioritäten. Studierende, Wissenschaftler, Mitarbeitende aus Verwaltung und Kommunikation sowie externe Nutzergruppen sollten gleichermaßen berücksichtigt werden. Diese Vielfalt erforderte einen sorgfältig moderierten Abstimmungsprozess und die Fähigkeit, divergierende Anforderungen in ein konsistentes Gesamtkonzept zu überführen.

Als öffentliche Institution unterliegt die Universität zudem strengen rechtlichen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen. Der öffentliche Auftrag brachte hohe Anforderungen an Barrierefreiheit, Nachhaltigkeit, Sicherheit und langfristige Wartbarkeit mit sich. Diese Aspekte durften nicht als Zusatzanforderungen behandelt werden, sondern mussten integraler Bestandteil von Strategie, Design und technischer Umsetzung sein.

Erfolgsfaktoren

Ein zentraler Erfolgsfaktor des Projekts war die enge, transparente Zusammenarbeit zwischen dem Projektkernteam der Universität und uns als Agentur. Durch regelmäßige Abstimmungen, klar definierte Rollen und kurze Feedbackschleifen konnte auch bei komplexen Fragestellungen effizient und zielgerichtet gearbeitet werden.


Ebenso entscheidend war der klar strukturierte, iterative Projektansatz. Statt frühzeitig auf starre Lösungen festzulegen, wurden Konzepte, Strukturen und Designs schrittweise entwickelt, getestet und weiter verfeinert. Dies ermöglichte es, neue Erkenntnisse – etwa aus Projektkreisen oder User-Testings – unmittelbar in die Weiterentwicklung einfließen zu lassen.


Die frühzeitige Einbindung von Nutzern und Entwicklern erwies sich als weiterer Schlüsselfaktor. User-Testings lieferten wertvolle Erkenntnisse zur tatsächlichen Nutzung und Akzeptanz des Designs, während der enge Austausch mit den Uni-internen Webentwicklern sicherstellte, dass das neue Webdesign realistisch in die bestehenden CMS-Strukturen integrierbar war.


Nicht zuletzt zeichnete sich das Projekt durch die Verbindung von strategischer Stärke und operativer Umsetzbarkeit aus. So gelang es, die übergeordneten Ziele der Universität in ein belastbares strategisches Konzept zu übersetzen und dieses zugleich in konkrete, technisch umsetzbare Design- und Strukturlösungen zu überführen.

Du möchtest mehr über den Webrelaunch erfahren?

Die Universität zu Köln hat den gesamten Relaunch-Prozess durch begleitende Blogbeiträge transparent dokumentiert. Diese kontinuierliche Projektkommunikation trug maßgeblich zur Akzeptanz innerhalb der Universität bei und machte zentrale Entscheidungen und Meilensteine für unterschiedliche Zielgruppen nachvollziehbar. Jenseits der zahlreichen Meetings mit Nutzergruppen, die ebenfalls Teil des stringenten Projektmanagements aufseiten der Universität waren, konnten sich alle Interessierten mittels des Blogs und der Kontaktmöglichkeiten informieren. Der Blog ist damit nicht nur ein Informationsangebot, sondern auch ein Beispiel für gelungene Change- und Beteiligungskommunikation im Hochschulkontext.

David  Richter

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David Richter  |  Product Owner & Project Manager