Das Rechenzentrum
Das Rechenzentrum der Universität Regensburg ist der zentrale Dienstleister in allen Belangen der Informations- und Kommunikationstechnik.
Lehrende, Forschende und Studierende der Universität Regensburg sollen durch die Bereitstellung eines weiten Spektrums an Basisdiensten sowie zentraler Beschaffungsdienste von Soft- und Hardware optimal unterstützt werden.
Ausgangslage
Die Komplexität der Dienste des Rechenzentrums verlangt nach einem eigenen Webauftritt und bietet direkten Zugang zu den zahlreichen, unterschiedlichen Zielgruppen. Eine Anhäufung von Inhalten über eine lange Zeit und historisch gewachsene Strukturen können jedoch zu Problemen wie Doppelungen oder irreführenden Verschachtelungen führen. Erschwerend kam hinzu, dass verschiedene Einheiten für die Betreuung der Website zuständig waren. Eine zentrale Anlaufstelle für Rückfragen war nicht vorhanden. Dieser Zustand belastete das Auffinden von relevanten Informationen zusehends. Darunter litt demnach auch die Benutzer- und Anwenderfreundlichkeit.
Was ist eigentlich eine Informationsarchitektur?
Zu einem Informationsangebot (also der gesamten Website) gehört die Informationsarchitektur, welche Inhalte, Navigationswege und Such- bzw. Zugangsmöglichkeiten verbindet. Ein wesentlicher Teil davon ist die Interaktion mit dem Nutzer. Die Gebrauchstauglichkeit des zu kommunizierenden Angebots steht dabei an erster Stelle und soll möglichst zielgruppengerecht und nutzerfreundlich gestaltet werden.
Ein neues Projekt
An dieser Lage musste dringend etwas verändert werden. Die Zielgruppen sollen schnell und einfach an ihr Ziel gelangen, ohne drei oder mehr Ebenen durchlaufen zu müssen, um dann am Ende festzustellen, dass das Ergebnis noch immer nicht das Richtige ist. Nur wo fängt man an, ein derartiges Imperium an Seiten und Inhalten neu zu strukturieren?
Unser Webauftritt ist in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen und war für uns redaktionell kaum noch beherrschbar, die Besucher wurden mit Inhalten regelrecht erschlagen. Insbesondere die teilweise redundante Verteilung der Inhalte auf unterschiedlichste Seitenbereiche erschwerte es unseren Besuchern die benötigten Inhalte zu finden. Aufgrund der Komplexität des Projektes und um zu verhindern, dass wir uns durch die „RZ-Brille“ verlieren, haben wir Unterstützung von einer erfahrenen Agentur hinzugeholt.
Unsere Strategie
In unserem gemeinsamen Kickoff mit dem Rechenzentrum erarbeiteten wir zusammen eine Strategie, um die bestehenden Seiten und deren Inhalte aufzufrischen und neu zu strukturieren.
Analyse
Anhand von bestehenden Matomo-Daten untersuchten wir gemeinsam die Ergebnisse der letzten Jahre und konnten somit feststellen, welche Seiten im bisherigen Auftritt erfolgreich abschnitten und andere identifizieren, die optimierungsbedürftig sind.
Am Anfang war es schwer, überhaupt einen sinnvollen Überblick zu erhalten. Eine detaillierte Analyse einer vorhandenen Struktur und vor allem der Inhalte kostet sehr viel Zeit. Wir haben eine große Liste angelegt, in der Inhalte bewertet und verschlagwortet wurden. Das war dann die Basis für die weitere Konzeption.
Konzeption
Parallel wurde die bestehende Navigationsstruktur analysiert. Mehr als sieben Menüpunkte herrschten über den Seiten und machten es sogenannten “Klick-Suchern” nicht einfach, an ihr Ziel zu gelangen.
Mit Hilfe eines Online-Mindmap-Tools wurde im ersten Schritt die aktuelle Struktur abgebildet. Hier konnte veranschaulicht werden, welches Ausmaß diese eigentlich angenommen hatte.
Anhand des Ist-Zustandes entwickelten wir dann im zweiten Schritt einen Soll-Zustand bzw. eine verbesserte Version. Nach einigen Feedbackschleifen einigten wir uns auf zwei Favoriten-Strukturen, anhand derer wir nun die nächsten Schritte einleiten konnten.
Tests
Um zu prüfen, welche Struktur schlussendlich für den User ein gutes Nutzererlebnis bietet, führten wir User-Tests mit Mitarbeitern und Studierenden der Uni Regensburg und in2code durch.
Dabei wurden beide Struktur-Vorschläge in das bestehende TYPO3-System eingebaut und anschließend zu jeweils jeder Struktur zehn Aufgaben formuliert. Die Testpersonen sollten diese abarbeiten.
Zum Beispiel wurden Zielseiten festgelegt, die von den Testern gefunden werden sollen. Dabei wurde genau beobachtet, wie lange die Personen jeweils brauchten, um zur angegebenen Seite zu gelangen. Zum Schluss gab jede Testperson ein klares Fazit zu beiden Strukturen ab und bewertete diese im Vergleich.
Es war spannend zu beobachten, wie jeder Befragte einen anderen Weg zu seinem beauftragten Ziel fand und auch die Strukturen anders erlebte. Die Wichtigkeit des Nutzererlebnisses und der Benutzerfreundlichkeit hat sich mir hier wieder stark bewiesen. Falls also jemand ebenfalls vor einem Umriss seiner Informationsarchitektur steht, dem kann ich Nutzertests nur ans Herz legen!
Redaktionsleitfaden
Um Seiten zukünftig nicht mehr doppelt anzulegen und zu pflegen, mussten wir eine Lösung schaffen, die den Redakteuren als Stütze und Anleitung dienen soll. Ein Redaktionsleitfaden war der optimale Weg dafür.
Zusammen mit dem Rechenzentrum wurden Basis-ToDos besprochen, welche in jedem Fall eingehalten werden mussten. Diese wurden anschließend Schritt für Schritt in einem separat abgetrennten Bereich des Seitenbaums zusammengefasst. Mitunter sind dort Freigabeprozesse, Aufbau von Seiten, Ansprechpartner sowie der Schreibstil und mehr definiert und festgehalten. So kann sichergestellt werden, dass Seiten einheitlich gepflegt werden.
Die Herausforderung
Struktur-Umbauten erfolgen meistens im Zuge großer Relaunches, in denen auch ein neues Design oder eine neue TYPO3 Version mit eine große Rolle spielen. Da der Fokus in diesem Projekt ausschließlich auf der Struktur und Architektur lag, war vom “Hübsch-machen” nicht die Rede. Es sollte sich wirklich voll auf ein Ziel konzentriert werden.
Besonders neu waren die Nutzertests. Diese waren in früheren Projekten nie nötig oder zumindest nie geplant und deshalb für uns eine echte Premiere. Welche Fragen können wir den Befragten stellen, um gute und konkrete Ergebnisse zu bekommen? Was ist essenziell für den User und wie können wir ihm eine gute Test-Basis bieten? Diese und mehr Fragen mussten klar sein.
Aufgrund der hohen Anzahl an Seiten war uns bewusst, dass es nicht einfach werden wird, diese zu reduzieren. Dies bestätigte sich, als die finale Struktur ins TYPO3 übernommen wurde. Zwar hatte jede Seite ihre eigene Wichtigkeit, nur war der Umfang zu immens. Wir lösten dieses Problem, indem wir Inhalte auf ihre Relevanz analysierten und themengleichen Content zusammenführten.
Parallel zur Umstrukturierung waren die Navigationspunkte sehr zeitintensiv. Insbesondere der Dienstekatalog, welcher dem Besucher schnell zum Ziel verhelfen soll, benötigte ein aussagekräftiges Naming. Der Besucher soll am Ende seines Klickweges nicht aufgrund falscher Benennungen enttäuscht werden. Hier halfen uns ebenfalls die Usertests. Die Befragten machten klar, welche Punkte für sie schwer zu verstehen waren und zwischen welchen sie aufgrund des Namings schwanken.
Auf den ersten Blick waren alle Inhalte wichtig, es war unglaublich schwierig zu entscheiden, was nicht mehr benötigt wird. Bei der Analyse half es uns dann enorm, den Fokus auf die Zielgruppen zu verlagern. Wir stellten uns die Frage, welche Informationen der Besucher unserer Website benötigt, um unser Angebot sinnvoll zu nutzen. Technische Details und Expertenwissen rückten dadurch schnell in den Hintergrund.
Ein tolles Team
Alle Entscheidungen hätten wir ohne das Team vom Rechenzentrum nie so erfolgreich umgesetzt. Wertvolles Wissen und ein immenser Tatendrang waren ein großer Teil des Erfolgs. Freundschaftliche Gespräche und produktive Meetings machten diesen komplett. Dank der wöchentlichen Jour Fixe-Treffen konnten wir stetig Erfolge festhalten und das Projekt pünktlich abschließen.
Wir hoffen, schon bald wieder vom Rechenzentrum zu hören und vielleicht ein neues Projekt in 2022 zu starten.
